Krista Jaakson ja Liisi Lembinen: Kuidas kodukontoris edukalt toime tulla?

Tartu Ülikooli majandusteaduskonna juhtimise õppetooli juhataja Krista Jaakson (vasakul) ja Tartu Ülikooli raamatukogu arendusdirektor Liisi Lembinen.

FOTO: LEPM

Kogenud ajaplaneerijad jagavad häid harjumusi, mida nad on ise katsetanud või koolitustelt kõrva taha pannud.

Ajajuhtimine on üks populaarsemaid täienduskoolituse teemasid. Kahjuks ei ole teada, kui tõhusad need koolitused tegelikult on, sest küsimus ei ole enamasti teadmistes, vaid harjumustes. Ja neid muuta on teadagi tüütu. Praegune aeg aga sunnib seda tegema.

Kaugtööl on mitu eelist. Naistel näiteks kulub vähem aega enda sättimisele. Aga sättimisel on samas nii koduste kui enda silmis signaliseeriv funktsioon: lähen nüüd tööle. Regulaarselt kaugtööd tegevad inimesed kasutavad kodus olles töölolekut markeerivaid sümboleid: riietust, silti uksel, kõrvaklappe või muud seesugust. Samuti soovitatakse tööd teha kodus kindlas kohas, näiteks kabinetis või suure söögilaua ääres, aga mitte diivanil.

Ajaplaneerija Ardo Reinsalu soovitab ka lastele vastav koduõppekeskkond ette valmistada. Neile võiks samamoodi rõhutada, et täpselt nagu ema-isa on «tööl», on ka nemad «koolis» või «lasteaias» ning neil on kindlad tegevused ja ülesanded, mis tuleb ära teha. Kui ollakse harjunud tööl kontorit jagama kolleegiga, võib proovida kodus kontori jagamist koolilapsega, kes võib teises laua otsas oma koolitööd teha.

Kindlasti aitab, kui kinni pidada tööajast. Kodukontor peaks algama samal ajal kui tavapärane tööpäev ning lõppema samuti õigel ajal. Kodukontori kaks suurimat katsumust on end kodus õigel ajal voodist välja ajada ning lõpetada töö pärast tööpäeva lõppu. Samuti tuleb endale planeerida tavapärane lõunapaus ning end iga tunni järel sirutada.

Mõnele sobib kirjapandud ülesannete nimekiri igaks päevaks ja neile pakub suurt rahuldust neid ükshaaval pärast täitmist maha tõmmata. Selle oht on, et enamjaolt ollakse liiga optimistlikud eelseisva päeva suhtes ning tagantjärele endas pettunud. Üks nipp, mida sel aastal ärifestivalil StartUpDay kuulda sai: sea endale igaks päevaks ÜKS tuumakam ülesanne, sellest täiesti piisab. Seega tuleb igal hommikul esitada endale küsimus: millega tahan täna kindlasti valmis saada? Ja siis sellele keskendudagi.

Kõige ebameeldivamad asjad tuleb teha esimesena. Ja muidugi ära unusta ennast premeerida, kui see tehtud.

Iga tegevus võiks vähemalt mõtteliselt kuuluda ühte neljast kategooriast: kiire ja tähtis (tee kohe), kiire ja vähetähtis (delegeeri), aega on ja tähtis (planeeri), aega on ja vähetähtis. Viimaste kohta ongi vist kõige õigem tegutsemisviis ühel seminaril kuuldu: sellesse kategooriasse asetatud kleepsedelid kukkusid ühel hetkel põrandale ja siis tuli need pikemalt mõtlemata prügikasti visata.

Samas tähtsad, kuid mitte eriti kiired ülesanded on salakavalad – näiteks koosolekumaterjalide lugemine või esinemiseks valmistumine – ja nendega tegelemiseks tuleks kalendrisse teadlikult aega planeerida. Eriti kasulik on see, kui kasutate meeskonnas jagatud kalendrit – siis ei saa teised seda aega «kiirete» asjade lahendamiseks kaaperdada.

Rööprähklejate ajastul on siiski kõige olulisem meeles pidada, et asjade ärategemisele aitab kaasa ikkagi tegelemine ühe asjaga korraga. Tähtsuse järjekorda panek ei aita küll aega juurde võita, kuid aitab asju ära teha. Kirjanik Mark Twain on öelnud: «Söö elus konn esimese asjana hommikul ja sinuga ei juhtu päeva jooksul enam midagi hullemat.» Teisisõnu: kõige ebameeldivamad asjad tuleb teha esimesena. Ja muidugi ära unusta ennast premeerida, kui see tehtud.

Kõige suuremad ajaröövlid on aga katkestused. Arvatakse, et katkestustele kulub keskmisel töötajal umbes kolm tundi päevas. Võõrutada tuleks end sõnumite, sotsiaalmeedia ja uudiste lugemisest sel hetkel, kui need saabuvad, vaid panna selleks paika spetsiaalne aeg.

Näiteks on paljud juhid koolitustel rääkinud, et tegelevad e-kirjadega konkreetsel ajal hommikul ja õhtul, aga mitte vahepeal. Windows 10 arvutil saab kasutada süvenemisabi: ikoon all paremal nurgas. Koduõppel laste puhul on katkestused pea vältimatud, aga abi võib olla kokkuleppest, et lapse probleemidega tegeletakse konkreetsel ajal, näiteks kümme minutit igal täistunnil.

Et olla tõhus, tuleb ajule anda vahepeal puhkust. Kodus õppivate lastega võib see olla tunduvalt ergutavam kui tööl järjekordse kohvitassi järele jalutamine. Tehke koos midagi füüsilist liikumist nõudvat: miks mitte üks tants – kasutades Just Dance videoid Youtube’ist, teenite laste silmis ka plusspunkte. Hästi sobivad ka võimlemisharjutused või prügikasti välja viimine kiirkõnnil.

Kindlasti võiks päeva lõpetada väljas viibimisega või siis teha lõuna ajal jalutuskäik. Ilmad lähevad ju järjest ilusamaks ning piisava distantsi hoidmisel ei levi õues ka viirused nii kergesti.

Koduõppel olevate laste puhul on katkestused pea vältimatud, aga abi võib olla kokkuleppest, et lapse probleemidega tegeletakse konkreetsel ajal, näiteks kümme minutit igal täistunnil.

Ära eraldu töökollektiivist. Mõnikord on hea end kolleegidest välja lülitada ning vaikselt omaette ülesannete kallal nokitseda. Kodukontor annab selleks suurepärase võimaluse. Kui aga kodukontoris viibimine kestab kaua, võib hakata tekkima sotsiaalne eraldatus. Selle vältimiseks võiks e-kirja saatmise asemel eelistada mõnikord telefoni või suhelda kolleegiga Teamsi või Skype’i kaudu, et näha tuttavaid nägusid ning kuulda sõbralikke hääli.

Kuna kodukontorite periood kipub mitmekuiseks minema ning kontroll selle üle, kas lähen tööle või jään koju, on osaliselt kadunud, võib kerge kurbus ja ärevus peale kippuda. Kõige tähtsam selle puhul on hoida üleval head tuju ja ehk ka piirata uudiste tarbimist, mis võib muremõtteid suurendada. Abiks on teadveloleku harjutused, mis aitavad kaasa ka keskendumisele – kaks kärbest ühe hoobiga. Reedeõhtuti võiks ikka teha ühe sõbraliku virtuaalse kogunemise sõpradega ning uurida, kuidas neil nädal kodukontoris on mööda saadetud.

Kui uskuda uue ajastu ajaplaneerijaid, kes mõtlevad tavapärasest kastist väljapoole, on olemas tehnikad «aja juurde loomiseks». Nemad usuvad, et kõige tähtsam on mitte teha eelseisvate tööde nimekirja, vaid pigem vastupidi: vaadata, mida on võimalik mitte teha, kuni pole enam midagi nimekirjast võimalik ära võtta, või mida on võimalik automatiseerida. Tähtis on silmas pidada, kuidas need tegevused mõjutavad meie tulevikutegemisi.

Miks mitte kasutada aega kodukontoris ka sellele, et oma tegevusi ümber mõtestada nii, et sellel oleks pikaajaline teretulnud mõju ka kontori tööajale tulevikus.

Koroonaviiruse leviku ülevaade Eestis ja maailmas.
Vaata statistikat
Tagasi üles